На сайте Консультант Плюс размещена Информация ФНС России "О представлении налоговыми агентами справки 2-НДФЛ с 1 января 2019 года".

Федеральная налоговая служба утвердила новую форму сведений о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц "Справка о доходах и суммах налога физического лица".

Приказом утверждены две формы справки:

• первая имеет машиноориентированную форму и предназначена для налоговых агентов (в частности, работодателей), представляющих налоговую отчетность на бумаге (форма 2-НДФЛ);

• вторая форма - справка о доходах и суммах налога физического лица, которая выдается налоговыми агентами физическим лицам по их заявлениям для представления по месту требования.

Машиноориентированная форма 2-НДФЛ состоит из основного листа и приложения. На основном листе отражены суммы дохода и налога на доходы физических лиц, а в приложении - сведения о доходах и соответствующих вычетах с разбивкой по месяцам налогового периода с указанием кодов видов дохода и кодов видов вычетов. При необходимости налоговым агентом заполняется нужное количество листов. Машиноориентированная форма позволит налоговым органам автоматизировать процесс сканирования, распознавания и оцифровки полученных от налоговых агентов на бумажном носителе справок 2-НДФЛ, что ускорит прием и обработку представленных данных, а также подтверждение прав на налоговые вычеты работников таких организаций (ИП).

При этом на налоговых агентах, представляющих налоговую отчетность в электронной форме по ТКС, изменение формы 2-НДФЛ практически не скажется, поскольку XML-файлы формируются с помощью специальной программы. Форма справки, выдаваемой работникам, осталась прежней, за исключением незначительных изменений по сравнению с действующей формой 2-НДФЛ.

Справки по новой форме будут представляться начиная с отчетности за 2018 год.

Таким образом: новые справки применяются исключительно с отчетности за 2018 год. Значит, за предыдущие годы сотрудникам надо выдавать справки по тем формам, по которым вы отчитались в налоговую.